Czy warto oddać obsługę wynajmu nieruchomości w ręce profesjonalistów?

Zgodnie z zasadą o „złośliwości rzeczy martwych” wiemy że wszelkie nieszczęścia a w szczególności awarie hydrauliczne, elektryczne czy jakiekolwiek inne najchętniej dzieją się w wigilie, w sylwestra, wtedy gdy jesteśmy chorzy albo właśnie wybieramy się na wakacje.

Dbając o jakość najmu i dbając o naszych najemców którzy co miesiąc robią  przelew na nasze konto powinniśmy wszystko rzucić i rozwiązywać przeróżne sytuacje kryzysowe.

Mając umowę z firmą zarządzającą najmem takie sytuacje w ogóle nas nie dotykają. To obowiązkiem firm obsługujących najem mieszkań jest załatwianie takich spraw od ręki.

• najczęściej wynajmujący stosują uproszczone procedury najmu
• zbyt często przekazują nieruchomości przypadkowym osobom
• bezpieczeństwo wymaga wiarygodnej weryfikacji finansowej i życiowej najemcy
• warto zadawać najemcy szczegółowe pytania, róbmy prawdziwą selekcję !
• najemca wybiera mieszkanie a właściciel wybiera najemcę
• bezwzględnie trzymajmy się złożonych  procedur. np. protokół zdawczo-odbiorczy itd.
• właściwie ustalajmy cenę najmu !
• to wszystko można zrobić samemu ! …. albo zlecić fachowcom.

Jak wygląda polska codzienność związana z wynajmowaniem mieszkań? W jaki sposób właściciele nieruchomości przeznaczonych na wynajmem szukają najemców? Z jakich procedur korzystają, jak się zabezpieczają przed problemami?

Odpowiedzi na te pytania mogą nam po części pomóc znaleźć odpowiedź  na pytanie zawarte w tytule : czy warto zatrudnić profesjonalistów do opieki nad wynajmowanymi nieruchomościami ?

Praktyka pokazuje, że właściciel mieszkania najczęściej umieszcza ofertę wynajmu na popularnych darmowych i/lub płatnych serwisach ogłoszeniowych i czeka na zapytania. Po jakimś czasie do właściciela dzwonią zainteresowani i po krótkiej rozmowie, dotyczącej przeważnie tylko parametrów technicznych i finansowych mieszkania, wynajmujący i potencjalny najemca spotykają się w mieszkaniu mającym być przedmiotem umowy najmu.

Jeśli mieszkanie spełnia oczekiwania najemcy a z drugiej strony najemca jest skłonny spełnić oczekiwania finansowe właściciela dochodzi do podpisania umowy najmu (często w uproszczonej wersji ściągniętej z internetu).

Właściciel przekazuje najemcy klucze a ten mu pieniądze i sprawa jest „załatwiona”. Świetnie ! Tylko czy wynajmujący wie komu przekazał mieszkanie ?  Czy zapytał czym zajmuje się zawodowo najemca ? Czy wie w jakiej jest sytuacji życiowej ? Jakie ma plany życiowe i skąd weźmie pieniądze na terminowe płacenie czynszu ? 

Większość właścicieli mieszań oddając najemcom klucze do własnych nieruchomości nie zna ich faktycznej sytuacji finansowej, zawodowej i życiowej. 

Brak wiedzy na temat sytuacji finansowej, zawodowej i życiowej najemców a co za tym idzie wynajmowanie mieszkań osobom przypadkowym, czasem niesolidnym i niestabilnym jest częstą przyczyną powstawania problemów w trakcie najmu ! 

To m.in. stąd biorą się opowieści o najemcach rodem z horrorów ! W Fiesta Zarządzanie Najmem mamy sprawdzane i od ponad 20 lat poprawiane procedury oceny i wyboru najemców. Dopiero po uzyskaniu niezbędnej wiedzy powinniśmy decydować czy chcemy dalej współpracować z kandydatem na najemcę. Przecież podpisanie umowy najmu to wybór dwustronny : najemca wybiera sobie mieszkanie a właściciel nieruchomości wybiera najemcę na podstawie właściwych sprawdzonych informacji. Warto dodać że potencjalni najemcy wiedząc, że mają do czynienia z firmą zarządzającą najmem są bardziej zdyscyplinowani i skłonni do rzetelnej współpracy. Pewna część najemców po pytaniu o dochody i sytuację życiową reaguje negatywnie i od razu rezygnuje i …. oto nam właśnie chodzi. To jest pierwszy etap doboru. Osoby które mają problem z transparentnością nie mogą być naszymi klientami. Na końcu procesu weryfikacyjnego potencjalny najemca powinien przedstawić zaświadczenie z pracy oraz przekazać komplet alternatywnych danych kontaktowych.

Nie ma wyjścia : jeśli chcemy mieć stabilnego i odpowiedzialnego najemcę musimy pytać, weryfikować i wiedzieć dokładnie komu oddajemy klucze od mieszkania.

Wybranie właściwego najemcy to tylko część procesu. Przy przekazywaniu mieszkania wynajmujący często zapominają o szczegółowym protokole zdawczo-odbiorczym, który powinien być niezbędnym załącznikiem do umowy najmu. Przygotowanie takiego protokołu to przeważnie żmudna kilkugodzinna praca ale bez niego nie da się właściwie zabezpieczyć interesów właściciela i w przypadku ewentualnych sporów nie będzie do czego się odwołać. Podpisany przez obie strony protokół stanowi podstawę do rozstrzygania sporów dotyczących ewentualnych strat i zniszczeń powstałych w trakcie trwania umowy. 

Czy właściciele przy tej okazji sporządzają dokumentację fotograficzną ? Niestety, w praktyce, prawie nikt tego nie robi a w firmach obsługujących wynajem nieruchomości  to powinna być norma. Mieszkanie oprócz skrupulatnego protokołu zdawczo – odbiorczego powinno mieć sporządzoną dokumentacje fotograficzną.

Praktyka większości właścicieli wynajmowanych mieszkań często odbiega od standardów zapewniających pożądany poziom bezpieczeństwa najmu. 

Dla firm zarządzających wynajmem, szczególnie dla tych mających wieloletnie doświadczenie, takie standardy i procedury to zarazem oczywistość i konieczność. Natomiast wynajmujący powinni pamiętać, że nie należy podpisywać umów najmu z osobami o których niewiele wiemy, że do każdej umowy najmu powinny być załączniki w postaci szczegółowego protokołu, dokumentacji fotograficznej i np regulaminu najmu w który warto wpisać chociażby całkowity zakaz palenia itp. Umowa najmu powinna być dokładnie przygotowana w sposób zabezpieczający różne interesy właściciela. To tylko niektóre ale kluczowe czynności które powinny być wykonane by nie narobić sobie kłopotów.

Mamy wybór : albo nauczymy się tego wszystkiego sami i będziemy sumiennie dbali o ważne szczegóły redukując ryzyko związane z wynajmem mieszkań albo zlecimy to ludziom którzy z zarządzania najmem zrobili swój zawód.

Czym  jest obsługa wynajmu nieruchomości (mieszkań)  w swojej idealnej wersji? W/g mnie usługa zarządzania najmem to przejęcie i wykonywanie w imieniu właściciela wszystkich czynności związanych z opieką nad wynajmowaną nieruchomością. To znaczy, że po podpisaniu umowy o zarządzanie i przekazaniu nieruchomości firmie zarządzającej jednym „obowiązkiem” właściciela jest co miesięczne sprawdzanie stanu swojego konta. Tzn. firma zarządzająca najmem : dba o jakość najmu monitorując stan techniczny mieszkania, na bieżąco usuwając wszelkie usterki techniczne, regularnie kontroluje wynajętą nieruchomość, sprawdzając czy najemcy nie naruszają postanowień umowy, pozostaje w kontakcie ze wspólnotą lub spółdzielnią, dokonuje wszelkich rozliczeń związanych z eksploatacją i administrowaniem nieruchomością, dobiera najemców weryfikując ich sytuację finansową,zawodową, życiową, sporządza protokoły zdawczo-odbiorcze, sporządza dokumentacje fotograficzną, podpisuje odpowiednio bezpieczne umowy najmu i powtarza te procesy przy zmianach najemców. Ale w moim rozumieniu to nie tylko wymieniona przed chwilą kompleksowa opieka nad wynajmowaną nieruchomością, ale także biznesowa optymalizacja całego procesu, ponieważ jednoczesne dopracowanie wielu elementów, czasem z pozoru bardzo drobnych, składa się na efektywność najmu i skutkuje realnym wzrostem dochodu przy jednoczesnym wzroście poziomu bezpieczeństwa i stabilności. 

Jednym z kluczowych elementów biznesowej optymalizacji jest ustalenie odpowiedniej kwoty czynszu najmu. Ale jaka jest ta „odpowiednia kwota” ? Uważam, że czynsz za wynajmowaną nieruchomość powinien być z punktu widzenia najemcy atrakcyjny. Dla każdej nieruchomości wysokość miesięcznej opłaty będzie inna. Na rentowność i ekonomiczny sens wynajmowania nieruchomości należy patrzeć tylko w długiej perspektywie czasowej, np. 5 / 10 letniej. Przyjmując taki punkt widzenia strategicznie i ekonomicznie uzasadnione jest ustawianie czynszu najmu na poziomie odrobinę poniżej średnich cen rynkowych dla danego typu nieruchomości. Ciągłość najmu i tak zagwarantuje nam właściwy przychód i zadowalającą rentowność. A jaka jest przeważająca strategia wynajmujących ? Dokładnie odwrotna ! Zamiast ustalić cenę odrobinę poniżej średniej rynkowej wynajmujący ustalają cenę powyżej argumentując że „będzie z czego opuszczać” i efekt jest taki, że na zapytania do ofert ze zbyt wygórowanymi cenami czekamy tygodniami tracąc bezpowrotnie czas i pieniądze.

Doświadczenie podpowiada że współpraca z wiarygodnymi firmami zarządzającymi najmem i wprowadzenie proponowanych standardów pozwala uniknąć wielu kosztownych błędów popełnianych zazwyczaj przy obsłudze najmu. A przy okazji oszczędza państwa czas, zapewnia spokój, dając wymierne efekty finansowe.

Są grupy właścicieli nieruchomości dla których, usługa opieki nad wynajmowaną nieruchomością może być dużym udogodnieniem. Kiedy warto o tym pomyśleć ? Wtedy gdy  mieszkacie państwo daleko i dojazd do wynajmowanego lokalu jest czasochłonny i kłopotliwy, gdy jesteście państwo zapracowani i zamiast korzystać ze swojego wolnego czasu musicie poświęcać go najemcom, gdy wyjeżdżacie państwo na dłuższy czas a mieszkanie zostaje puste i zamiast zarabiać tylko generuje koszt, gdy nie macie państwo siły do ciągłego rozwiązywanie problemów z najemcami i z samym lokalem, umawiania i nadzorowania hydraulika, elektryka, serwisu AGD i kiedy czujecie że sprawy formalne wydają się zbyt skomplikowane.

Dla właścicieli mieszkań które latami stoją (z różnych powodów) puste profesjonalna firma zarządzająca może być szansą na bezstresowe wybrnięcie z impasu przynoszącego niepotrzebne straty. 

Czy to oznacza że każdy powinien przy wynajmie nieruchomości korzystać z usług firm zarządzających ? Otóż nie, nie każdy ! Jeśli ktoś dysponuje wolnym czasem (mnóstwo spraw trzeba załatwiać w tzw godzinach pracy w dni powszednie), jeśli ktoś  czuje się pewnie załatwiając kwestie formalne, jeśli sprawy rozliczeń administracyjnych, związanych z eksploatacją czy podatkowych nie stanowią kłopotu, jeśli ktoś czuje że poradzi sobie z właściwym wyborem najemcy i resztą spraw wymienionych powyżej  to znaczy że może myśleć o tym aby samodzielnie zarządzać najmem w sposób profesjonalny.

Na rynku jest wiele firm świadczących usługi w zakresie zarządzania najmem. Naprawdę jest w czym wybierać. Jeśli rozważacie państwo możliwość skorzystania z takiej usługi należy (tak jak i przy wyborze najemców) zebrać informacje, zweryfikować je, porównać oferty, skalkulować korzyści i koszty i dopiero potem podejmować decyzję o ewentualnym podjęciu współpracy.

Jeśli macie państwo pytania proszę pisać d.klosinski@gmail.com / zarzadzanienajmem.eu