Zachęcamy do przeczytania obszernego wywiadu dotyczącego zarządzania i obsługi najmu udzielonego pod koniec 2023 r Gazecie Wyborczej przez właściciela firmy Fiesta ZN Dariusza Kłosińskiego.

Link: wyborcza.biz

Artykuł do pobrania w PDF:

Najem w praktyce. Właściciel żądał okazania aktu małżeństwa, inny dokonał ceremonii oczyszczania

Wynajęcie mieszkania to złożony proces składający się wielu elementów. W Fiesta Zarządzanie Najmem w ciągu roku setki razy podpisujemy umowy najmu, wydajemy najemcom mieszkania sporządzając protokoły zdawczo-odbiorcze, odbieram lokale po zakończeniu najmu gromadząc przez ponad 20 lat olbrzymie doświadczenie.

Na bazie tej wiedzy w pierwszej części tekstu wskażemy, które części tego procesu są niezwykle ważne. W drugiej natomiast przedstawimy sugestie dotyczące rzeczy, których nie warto robić.

Bezpieczeństwo i stabilność najmu zależą od dokumentów i zweryfikowanych informacji, o które należy zadbać w procesie wynajmu mieszkania. Nigdy nie powinniśmy wynajmować mieszkania bez umowy najmu i protokołu zdawczo-odbiorczego. Trudno w to uwierzyć, ale statystyki pokazują, że ciągle znaczny odsetek wynajmujących oddaje w najem nieruchomości bez umowy najmu. Podpisanie z najemcą odpowiednio przygotowanych dokumentów jest niezbędnym i kluczowym warunkiem bezpiecznego wynajęcia mieszkania lub innej nieruchomości.

W przypadku nieprzewidzianych zdarzeń to właśnie te dokumenty i zebrane sprawdzone informacje pomogą nam wybrnąć z większości problemów, które mogą się przytrafić wynajmującym, a w 99% będą działać profilaktycznie i w znacznym stopniu wpłyną na obniżenie ryzyka ich powstania.

Niezbędne ustalenia i informacje:

• komu wynajmujemy
• na jak długo
• za jaką kwotę
• jak rozliczamy opłaty eksploatacyjne
• jaka jest wysokość i funkcja kaucji
• jaki jest tryb wygaśnięcia umowy najmu
• jaki jest tryb wypowiedzenie umowy najmu

Niezbędne dokumenty:

• umowa najmu mieszkania
• karta najemcy
• regulamin najmu
• protokół zdawczo – odbiorczy
• dokumentacja fotograficzna
• polisa ubezpieczeniowa

Warunkiem dobrych i jasno określonych relacji między najemcą a wynajmującym jest precyzyjne określenie wzajemnych oczekiwań i obowiązków. Wynajmujący powinni wyraźnie komunikować, że oczekują terminowych wpłat czynszu i dbania o nieruchomość wraz z jej wyposażeniem. Warto stanowczo podkreślić brak tolerancji dla uchybień w tym względzie.

Omówienie najważniejszych pojęć:

• Umowa najmu – Z internetu można ściągnąć przeróżne wzory umów najmu, ale należy pamiętać o tym, że w większości przypadków nie zabezpieczają one należycie interesów wynajmującego. W Fiesta Zarządzanie Najmem na przestrzeni dwudziestu lat opracowaliśmy bezpieczne procedury najmu wraz z odpowiednimi, precyzyjnie zredagowanymi dokumentami takimi jak np. umowa najmu mieszkania. W przypadku nieprzewidzianych zdarzeń to właśnie umowa najmu mieszkania pomoże nam wybrnąć z większość problemów, które mogą się przytrafić wyjmującym. Odpowiednio przygotowana umowa najmu mieszkania jest podstawą do dochodzenia swoich praw także w sądzie. Trudno w to uwierzyć, ale statystyki pokazują, że ciągle znaczna grupa wynajmujących oddaje w najem nieruchomości bez umowy najmu. Podpisanie z najemcą odpowiednio przygotowanej umowy najmu jest niezbędnym warunkiem bezpiecznego wynajęcia mieszkania lub innej nieruchomości.
• Karta najemcy – Zweryfikowane informacje na temat najemcy, któremu przekazujemy mieszkanie to jeden z kluczowych elementów wpływających na bezpieczeństwo najmu. Jeśli mamy do czynienia z osobą zatrudnioną np. na umowę o pracę w rozpoznawalnej na rynku firmie, czyli ze stabilnym życiowo najemcą o regularnych dochodach, to szanse na problemy dotyczące najmu znacząco maleją. Niekoniecznie trzeba tak jak my w Fiesta Zarządzanie Najmem sporządzać oddzielne dokumenty, ale niezwykle ważne jest aby poprosić o zaświadczenie o zatrudnieniu i komplet alternatywnych kontaktów na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń losowych.W karcie najemcy Fiesta Zarządzanie Najmem jest też klauzula, że w przypadku podania nieprawdziwych danych, możemy zerwać umowę co wiąże się z utratą przez najemcę kaucji.
• Regulamin najmu – Oprócz wielu drobniejszych kwestii, które powinien precyzować ten dokument, są dwie kluczowe dotyczące kategorycznego zakazu palenia i trzymania zwierząt domowych w wynajmowanym mieszkaniu. Niezależnie od tego czy sami palimy, czy też jesteśmy miłośnikami psów lub kotów, w wynajmowanych mieszkaniach nie powinniśmy wyrażać na to zgody. Zarówno palenie papierosów jak i zwierzęta domowe w znaczący sposób przyspieszają niszczenie mieszkania wymuszając w ten sposób częstsze remonty i odświeżanie lokalu. Po palących najemcach pozostaje nieprzyjemny zapach, którego trudno się pozbyć. Podobnie jest w przypadku zwierząt domowych. Ponadto dochodzi także kwestia potencjalnych uczuleń u kolejnych najemców przejmujących wynajmowane mieszkanie po palących posiadaczach kotów. Takie sytuacje naprawdę się zdarzają. Nie warto tego lekceważyć.
• Protokół zdawczo-odbiorczy – Protokół sporządzamy w celu uniknięcia ewentualnych nieporozumień powstających czasem przy rozwiązywaniu umowy najmu, a dotyczących wyposażenia i stanu mieszkania w momencie, gdy obieramy lokal od najemcy. Niestety, zdarza się, że w przypadku źle sporządzonego protokołu, a tym bardziej w przypadku jego braku, nie jesteśmy w stanie rozstrzygnąć sporu z najemcą, czy ściany były białe czy nie, ponieważ ich stan w protokole określiliśmy jako “dobry” lub że najemca zwraca nam coś innego niż nasze cztery dizajnerskie krzesła z obiciem z plamoodpornej tkaniny, ponieważ w protokole zapisaliśmy po prostu “cztery krzesła”. Trzeba pamiętać, że dobrze sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania będzie w takich przypadkach chronił obie strony!
• Dokumentacja fotograficzna – Dokumentację fotograficzną najlepiej sporządzić wcześniej niż w dniu przekazania lokalu. Pozwoli to wykonać ją odpowiednio szczegółowo; bez zbędnego pośpiechu. Dodatkowe zdjęcia uwzględniające uwagi najemcy można zrobić w trakcie przekazywania lokalu.
  Dokumentacja fotograficzna powinna zawierać:
  • zdjęcia poglądowe – całość pomieszczenia lub jego większą część. Wskazują one rozmieszczenie wyposażenia w pomieszczeniach; szczególnie elementów zamocowanych na stałe jak półki czy telewizor.
  • zdjęcia szczegółowe – każdy element wyposażenia z osobna, np.: wcześniej wspomniane krzesła, telewizor. Zalecamy także, aby np. szafki kuchenne fotografować zarówno z zewnątrz jak i wewnątrz.

  Skrupulatnie fotografujmy także każdy element, co do którego uwagę zamieściliśmy w tekście protokołu, np. pękniętą płytkę w obudowie wanny lub mocno zabrudzoną ścianę przy wejściu do mieszkania. Bez odpowiednich zdjęć nie będziemy w stanie dokładnie zilustrować defektu. Dodatkowo można dodać zdjęcia stanu liczników.

Najczęstsze błędy popełniane przy wynajmie mieszkania, czyli czego robić nie warto

• Nie warto wprowadzać na rynek mieszkań nieprzygotowanych do najmu. W tym wypadku często obowiązuje prosta zależność – im lepsze mieszkanie (tzn. wyposażenie, home staging, remont etc.), tym lepszy najemca. Właściwe przygotowanie nieruchomości do najmu oznacza także zdecydowanie krótszy czas oczekiwania na najemcę oraz często uzyskanie wyższego czynszu najmu. Krótszy czas ekspozycji na rynku oznacza, że szybciej zaczniemy uzyskiwać przychody z najmu. Wydatki, niekoniecznie bardzo duże, poniesione na dostosowanie nieruchomości do oczekiwań współczesnego rynku najmu szybko się zwrócą. Warto je ponieść także dlatego, że da nam to możliwość wyróżnienia się na tle stale rosnącej i silnej konkurencji. Zatem właściwe przygotowanie mieszkania do najmu to krótszy czas do pierwszych wpłat czynszu od najemcy; to wyższa cena najmu i lepszy najemca. Praktyka pokazuje, że warto takie kompleksowe przygotowanie mieszkania do najmu zlecić profesjonalistom, ponieważ obiektywnie wykorzystają potencjał nieruchomości nie ulegając emocjom którym często (zawsze) ulegają właściciele.
• Nie warto wyznaczać zbyt wysokiej ofertowej ceny najmu. Każdy miesiąc oczekiwania na najemcę to straty, których nigdy nie da się odrobić. Nie warto wystawiać mieszkań na rynek w zbyt wysokiej cenie, bo nie będą one budziły zainteresowania potencjalnych najemców, a czas ekspozycji będzie się przeciągał w nieskończoność. Cena powinna być umiarkowana; atrakcyjna dla poszukujących nieruchomości do najmu. W dłuższej perspektywie taka strategia da nam gwarancję odpowiednich zysków (brak okresów bez najemcy), a dodatkowo zapewni stabilność najmu, ponieważ z dużej ilości najemców będziemy wybierali najlepszych. Przy wysokiej cenie ofertowej nie ma z kogo wybierać.
• Nie warto nie płacić podatków – PIT28 ryczałt lub rozliczenie w/g zasad ogólnych. Nie warto nie zgłaszać wynajmu mieszkania do Urzędu Skarbowego. W przypadku jakichkolwiek problemów trudno nam będzie dochodzić swoich praw. Nie odprowadzając należnego podatku do urzędu skarbowego stawiamy się w bardzo trudnej sytuacji i znacząco osłabiamy swoją pozycję negocjacyjną, a w przypadku kłopotów tracimy kontrolę nad sytuacją.
• Nie warto wynajmować mieszkania bez umowy najmu. Brak umowy najmu uniemożliwia nam dochodzenia swoich praw. Umowa najmu mieszkania jest podstawą do wszelkich roszczeń w stosunku do najemcy. Nie warto ryzykować i tracić mocną pozycję wobec najemcy w przypadku kłopotów z przebiegiem wynajmu mieszkania. Wynajmując mieszkanie ustalamy warunki na jakich odbywa się najem i umową powinniśmy sobie zagwarantować ich przestrzeganie. Z internetu można ściągnąć przeróżne wzory umów najmu ale należy pamiętać o tym że w większości przypadków nie zabezpieczają one należycie interesów wynajmującego. W Fiesta Zarządzanie Najmem na przestrzeni dwudziestu lat opracowaliśmy bezpieczne procedury najmu wraz z precyzyjnymi dokumentami takimi jak umowa najmu lokalu czy protokół zdawczo-odbiorczy. (Tu aktywny link do notki o protokole.) Wszystkie nasze dokumenty są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
• Nie warto wynajmować mieszkań najemcom o których nic nie wiemy. Uzyskanie kilku stosunkowo drobnych informacji znacząco zwiększa bezpieczeństwo. Wbrew temu co często słyszymy, większość potencjalnych klientów to uczciwi ludzie, którym wystarczy dać wyraźnie do zrozumienia, że oczekujemy terminowych opłat i nie mamy żadnej tolerancji dla ewentualnych zniszczeń w mieszkaniu. Najemca od pierwszego spotkania musi wiedzieć, że oczekujemy współpracy, która oznacza dla nas przede wszystkim dbałość o mieszkanie i skrupulatne przestrzeganie umowy i regulaminu najmu.

Najem mieszkania lub innej nieruchomości jest jednym z możliwych źródeł dochodów, z których przychody muszą być opodatkowane.

Właściciel wynajmowanej nieruchomości sam decyduje, czy potraktuje ten przychód jako efekt prowadzonej działalności gospodarczej czy też najmu prywatnego.

Jeśli wybiera najem prywatny, ma dwie opcje do wyboru. Może rozliczać się zgodnie z zasadami ogólnymi płacąc podatek w wysokości 18% (po przekroczeniu progu 85528 PLN – 32%) lub podatek 8,5% przy ryczałcie ewidencjonowanym (PIT28).

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Trzeba pamiętać, że wybierając rozliczenie ryczałtowe opodatkowujemy przychód i nie mamy możliwości odliczania żadnych kosztów takich jak remont mieszkania czy amortyzacja.

Przykład: jeśli czynsz najmu wynosi 2000 PLN, to przy ryczałcie ewidencjonowanym (8,5%) zapłacimy 170 PLN podatku.

2000 PLN  x 8,5% = 170 PLN

Podatek w stawce 8,5% jest odprowadzany od kwoty jaką wynajmujący otrzymuje z najmu mieszkania lub innej nieruchomości. Nie można jej obniżyć o koszty uzyskania dochodu. W takiej sytuacji należy zadbać o szczególną konstrukcję umowy najmu, w której wyraźnie określimy, że czynsz należny administracji oraz koszty eksploatacyjne pokrywa najemca.

W sytuacji gdy zaznaczymy w umowie najmu, że regulowanie czynszu administracyjnego i kosztów eksploatacyjnych leży po stronie najemcy, wydatki te nie staną się naszym przychodem i podatek ryczałtowy zapłacimy tylko od faktycznego czynszu najmu.

Przykład: jeśli czynsz najmu wynosi 2000 PLN,  a czynsz administracyjny 400 PLN, to przy ryczałcie ewidencjonowanym (8,5%) zapłacimy 136 PLN podatku.

2000 PLN – 400 PLN = 1600 PLN x 8,5% = 136 PLN

Nie możemy zapomnieć, że wybierając ryczałt jako formę rozliczenia podatku od najmu mieszkania, musimy zgłosić najem nie później niż do 20-go dnia następnego miesiąca, w którym uzyskaliśmy pierwszy przychód.

Przykład: jeśli pierwszy przychód z najmu mieszkania uzyskaliśmy  27-go marca, to najpóźniej do 20-go kwietnia powinniśmy pisemnie zgłosić najem do Urzędu Skarbowego. Jeśli tego nie zrobimy, do końca roku będziemy musieli rozliczać się na zasadach ogólnych, ponieważ nie ma możliwości zmiany formy rozliczania podatków w trakcie roku. Deklarację roczną, korzystając z formularza PIT28, musimy złożyć do Urzędu Skarbowego najpóźniej do 31-go stycznia następnego roku.

Od 1-go stycznia br. górna granica opodatkowania ryczałtem wzrosła ze 150 tys. euro do 250 tys. euro rocznych przychodów.

Zasady ogólne

Rozliczając najem mieszkania na zasadach ogólnych opodatkowujemy dochód, czyli możemy odliczyć koszty, ale stawka opodatkowania jest znacznie wyższa (18%, a od 85528 PLN 32%).

Kosztami mogą być na przykład wydatki związane z naprawami i bieżącą eksploatacją, zapłacone odsetki od kredytu hipotecznego zaciągniętego na zakup nieruchomości, amortyzacja, opłaty za media czy koszty związane z umeblowaniem i wyposażeniem mieszkania. Odliczane koszty muszą być prawidłowo udokumentowane.

Rozliczając najem mieszkania na zasadach ogólnych mamy możliwość uwzględnienia kwoty dochodu wolnego od podatku w wysokości 3 091 zł. Kwotę wolną można zastosować tylko jednokrotnie. Stawki podatku mające zastosowanie do dochodu z najmu to 18% i 32%.

Przykład: Wynajmujemy mieszkanie w styczniu. Otrzymując z najmu co miesiąc przychód w wysokości 1 500 PLN przy kosztach w wysokości 500 PLN nie zapłacimy podatku przez pierwsze trzy miesiące roku, uwzględniając kwotę dochodu wolną od opodatkowania (3 091 zł).

• styczeń: 1 500 PLN – 500 PLN = 1 000 PLN dochodu
• luty: 3 000 PLN – 1 000 PLN = 2 000 PLN dochodu
• marzec: 4 500 PLN – 1 500 PLN = 3 000 PLN dochodu

Obowiązek zapłaty zaliczki na podatek dochodowy wystąpi w rozliczeniu kwietnia.

• kwiecień: 6 000 PLN – 2 000 PLN = 4 000 PLN dochodu

Dochód obniżamy o kwotę wolną 4 000 PLN – 3 091 PLN = 909 PLN i mnożymy przez 18% stawkę podatku 909 x 18% = 164 PLN.

Zaliczkę w wysokości 164 PLN za kwiecień podatnik powinien zapłacić do 20-go maja. Rozliczenia najmu na zasadach ogólnych nie trzeba zgłaszać do Urzędu Skarbowego. Dochody z najmu wykazywane są w deklaracji rocznej do 30-go kwietnia następnego roku – formularz PIT-36.

W trakcie roku podatkowego zarówno osoby, które wybrały ryczałt, jak i ci którzy zdecydowali się na opodatkowanie przychodów na zasadach ogólnych, zobowiązani są do wpłacania zaliczek na podatek do Urzędu Skarbowego. Zaliczki miesięczne wpłacane są do 20-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zaliczkę grudniową przy wyborze ryczałtu płaci się w terminie złożenia zeznania rocznego, a więc do 31-go stycznia.

Jeżeli wynajmowane mieszkanie znajduje się w Polsce, tutaj też musisz zapłacić podatek od przychodu z wynajmu. Nie ma tu znaczenia to, czy na stałe mieszkasz i podatki rozliczasz za granicą.

Zgodnie z zasadą o “złośliwości rzeczy martwych” wiemy że wszelkie nieszczęścia a w szczególności awarie hydrauliczne, elektryczne czy jakiekolwiek inne najchętniej dzieją się w wigilie, w sylwestra, wtedy gdy jesteśmy chorzy albo właśnie wybieramy się na wakacje.

Dbając o jakość najmu i dbając o naszych najemców którzy co miesiąc robią  przelew na nasze konto powinniśmy wszystko rzucić i rozwiązywać przeróżne sytuacje kryzysowe.

Mając umowę z firmą zarządzającą najmem takie sytuacje w ogóle nas nie dotykają. To obowiązkiem firm obsługujących najem mieszkań jest załatwianie takich spraw od ręki.

• najczęściej wynajmujący stosują uproszczone procedury najmu
• zbyt często przekazują nieruchomości przypadkowym osobom
• bezpieczeństwo wymaga wiarygodnej weryfikacji finansowej i życiowej najemcy
• warto zadawać najemcy szczegółowe pytania, róbmy prawdziwą selekcję !
• najemca wybiera mieszkanie a właściciel wybiera najemcę
• bezwzględnie trzymajmy się złożonych  procedur. np. protokół zdawczo-odbiorczy itd.
• właściwie ustalajmy cenę najmu !
• to wszystko można zrobić samemu ! …. albo zlecić fachowcom.

Jak wygląda polska codzienność związana z wynajmowaniem mieszkań? W jaki sposób właściciele nieruchomości przeznaczonych na wynajmem szukają najemców? Z jakich procedur korzystają, jak się zabezpieczają przed problemami?

Odpowiedzi na te pytania mogą nam po części pomóc znaleźć odpowiedź  na pytanie zawarte w tytule : czy warto zatrudnić profesjonalistów do opieki nad wynajmowanymi nieruchomościami ?

Praktyka pokazuje, że właściciel mieszkania najczęściej umieszcza ofertę wynajmu na popularnych darmowych i/lub płatnych serwisach ogłoszeniowych i czeka na zapytania. Po jakimś czasie do właściciela dzwonią zainteresowani i po krótkiej rozmowie, dotyczącej przeważnie tylko parametrów technicznych i finansowych mieszkania, wynajmujący i potencjalny najemca spotykają się w mieszkaniu mającym być przedmiotem umowy najmu.

Jeśli mieszkanie spełnia oczekiwania najemcy a z drugiej strony najemca jest skłonny spełnić oczekiwania finansowe właściciela dochodzi do podpisania umowy najmu (często w uproszczonej wersji ściągniętej z internetu).

Właściciel przekazuje najemcy klucze a ten mu pieniądze i sprawa jest “załatwiona”. Świetnie ! Tylko czy wynajmujący wie komu przekazał mieszkanie ?  Czy zapytał czym zajmuje się zawodowo najemca ? Czy wie w jakiej jest sytuacji życiowej ? Jakie ma plany życiowe i skąd weźmie pieniądze na terminowe płacenie czynszu ? 

Większość właścicieli mieszań oddając najemcom klucze do własnych nieruchomości nie zna ich faktycznej sytuacji finansowej, zawodowej i życiowej. 

Brak wiedzy na temat sytuacji finansowej, zawodowej i życiowej najemców a co za tym idzie wynajmowanie mieszkań osobom przypadkowym, czasem niesolidnym i niestabilnym jest częstą przyczyną powstawania problemów w trakcie najmu ! 

To m.in. stąd biorą się opowieści o najemcach rodem z horrorów ! W Fiesta Zarządzanie Najmem mamy sprawdzane i od ponad 20 lat poprawiane procedury oceny i wyboru najemców. Dopiero po uzyskaniu niezbędnej wiedzy powinniśmy decydować czy chcemy dalej współpracować z kandydatem na najemcę. Przecież podpisanie umowy najmu to wybór dwustronny : najemca wybiera sobie mieszkanie a właściciel nieruchomości wybiera najemcę na podstawie właściwych sprawdzonych informacji. Warto dodać że potencjalni najemcy wiedząc, że mają do czynienia z firmą zarządzającą najmem są bardziej zdyscyplinowani i skłonni do rzetelnej współpracy. Pewna część najemców po pytaniu o dochody i sytuację życiową reaguje negatywnie i od razu rezygnuje i …. oto nam właśnie chodzi. To jest pierwszy etap doboru. Osoby które mają problem z transparentnością nie mogą być naszymi klientami. Na końcu procesu weryfikacyjnego potencjalny najemca powinien przedstawić zaświadczenie z pracy oraz przekazać komplet alternatywnych danych kontaktowych.

Nie ma wyjścia : jeśli chcemy mieć stabilnego i odpowiedzialnego najemcę musimy pytać, weryfikować i wiedzieć dokładnie komu oddajemy klucze od mieszkania.

Wybranie właściwego najemcy to tylko część procesu. Przy przekazywaniu mieszkania wynajmujący często zapominają o szczegółowym protokole zdawczo-odbiorczym, który powinien być niezbędnym załącznikiem do umowy najmu. Przygotowanie takiego protokołu to przeważnie żmudna kilkugodzinna praca ale bez niego nie da się właściwie zabezpieczyć interesów właściciela i w przypadku ewentualnych sporów nie będzie do czego się odwołać. Podpisany przez obie strony protokół stanowi podstawę do rozstrzygania sporów dotyczących ewentualnych strat i zniszczeń powstałych w trakcie trwania umowy. 

Czy właściciele przy tej okazji sporządzają dokumentację fotograficzną ? Niestety, w praktyce, prawie nikt tego nie robi a w firmach obsługujących wynajem nieruchomości  to powinna być norma. Mieszkanie oprócz skrupulatnego protokołu zdawczo – odbiorczego powinno mieć sporządzoną dokumentacje fotograficzną.

Praktyka większości właścicieli wynajmowanych mieszkań często odbiega od standardów zapewniających pożądany poziom bezpieczeństwa najmu. 

Dla firm zarządzających wynajmem, szczególnie dla tych mających wieloletnie doświadczenie, takie standardy i procedury to zarazem oczywistość i konieczność. Natomiast wynajmujący powinni pamiętać, że nie należy podpisywać umów najmu z osobami o których niewiele wiemy, że do każdej umowy najmu powinny być załączniki w postaci szczegółowego protokołu, dokumentacji fotograficznej i np regulaminu najmu w który warto wpisać chociażby całkowity zakaz palenia itp. Umowa najmu powinna być dokładnie przygotowana w sposób zabezpieczający różne interesy właściciela. To tylko niektóre ale kluczowe czynności które powinny być wykonane by nie narobić sobie kłopotów.

Mamy wybór : albo nauczymy się tego wszystkiego sami i będziemy sumiennie dbali o ważne szczegóły redukując ryzyko związane z wynajmem mieszkań albo zlecimy to ludziom którzy z zarządzania najmem zrobili swój zawód.

Czym  jest obsługa wynajmu nieruchomości (mieszkań)  w swojej idealnej wersji? W/g mnie usługa zarządzania najmem to przejęcie i wykonywanie w imieniu właściciela wszystkich czynności związanych z opieką nad wynajmowaną nieruchomością. To znaczy, że po podpisaniu umowy o zarządzanie i przekazaniu nieruchomości firmie zarządzającej jednym “obowiązkiem” właściciela jest co miesięczne sprawdzanie stanu swojego konta. Tzn. firma zarządzająca najmem : dba o jakość najmu monitorując stan techniczny mieszkania, na bieżąco usuwając wszelkie usterki techniczne, regularnie kontroluje wynajętą nieruchomość, sprawdzając czy najemcy nie naruszają postanowień umowy, pozostaje w kontakcie ze wspólnotą lub spółdzielnią, dokonuje wszelkich rozliczeń związanych z eksploatacją i administrowaniem nieruchomością, dobiera najemców weryfikując ich sytuację finansową,zawodową, życiową, sporządza protokoły zdawczo-odbiorcze, sporządza dokumentacje fotograficzną, podpisuje odpowiednio bezpieczne umowy najmu i powtarza te procesy przy zmianach najemców. Ale w moim rozumieniu to nie tylko wymieniona przed chwilą kompleksowa opieka nad wynajmowaną nieruchomością, ale także biznesowa optymalizacja całego procesu, ponieważ jednoczesne dopracowanie wielu elementów, czasem z pozoru bardzo drobnych, składa się na efektywność najmu i skutkuje realnym wzrostem dochodu przy jednoczesnym wzroście poziomu bezpieczeństwa i stabilności. 

Jednym z kluczowych elementów biznesowej optymalizacji jest ustalenie odpowiedniej kwoty czynszu najmu. Ale jaka jest ta “odpowiednia kwota” ? Uważam, że czynsz za wynajmowaną nieruchomość powinien być z punktu widzenia najemcy atrakcyjny. Dla każdej nieruchomości wysokość miesięcznej opłaty będzie inna. Na rentowność i ekonomiczny sens wynajmowania nieruchomości należy patrzeć tylko w długiej perspektywie czasowej, np. 5 / 10 letniej. Przyjmując taki punkt widzenia strategicznie i ekonomicznie uzasadnione jest ustawianie czynszu najmu na poziomie odrobinę poniżej średnich cen rynkowych dla danego typu nieruchomości. Ciągłość najmu i tak zagwarantuje nam właściwy przychód i zadowalającą rentowność. A jaka jest przeważająca strategia wynajmujących ? Dokładnie odwrotna ! Zamiast ustalić cenę odrobinę poniżej średniej rynkowej wynajmujący ustalają cenę powyżej argumentując że “będzie z czego opuszczać” i efekt jest taki, że na zapytania do ofert ze zbyt wygórowanymi cenami czekamy tygodniami tracąc bezpowrotnie czas i pieniądze.

Doświadczenie podpowiada że współpraca z wiarygodnymi firmami zarządzającymi najmem i wprowadzenie proponowanych standardów pozwala uniknąć wielu kosztownych błędów popełnianych zazwyczaj przy obsłudze najmu. A przy okazji oszczędza państwa czas, zapewnia spokój, dając wymierne efekty finansowe.

Są grupy właścicieli nieruchomości dla których, usługa opieki nad wynajmowaną nieruchomością może być dużym udogodnieniem. Kiedy warto o tym pomyśleć ? Wtedy gdy  mieszkacie państwo daleko i dojazd do wynajmowanego lokalu jest czasochłonny i kłopotliwy, gdy jesteście państwo zapracowani i zamiast korzystać ze swojego wolnego czasu musicie poświęcać go najemcom, gdy wyjeżdżacie państwo na dłuższy czas a mieszkanie zostaje puste i zamiast zarabiać tylko generuje koszt, gdy nie macie państwo siły do ciągłego rozwiązywanie problemów z najemcami i z samym lokalem, umawiania i nadzorowania hydraulika, elektryka, serwisu AGD i kiedy czujecie że sprawy formalne wydają się zbyt skomplikowane.

Dla właścicieli mieszkań które latami stoją (z różnych powodów) puste profesjonalna firma zarządzająca może być szansą na bezstresowe wybrnięcie z impasu przynoszącego niepotrzebne straty. 

Czy to oznacza że każdy powinien przy wynajmie nieruchomości korzystać z usług firm zarządzających ? Otóż nie, nie każdy ! Jeśli ktoś dysponuje wolnym czasem (mnóstwo spraw trzeba załatwiać w tzw godzinach pracy w dni powszednie), jeśli ktoś  czuje się pewnie załatwiając kwestie formalne, jeśli sprawy rozliczeń administracyjnych, związanych z eksploatacją czy podatkowych nie stanowią kłopotu, jeśli ktoś czuje że poradzi sobie z właściwym wyborem najemcy i resztą spraw wymienionych powyżej  to znaczy że może myśleć o tym aby samodzielnie zarządzać najmem w sposób profesjonalny.

Na rynku jest wiele firm świadczących usługi w zakresie zarządzania najmem. Naprawdę jest w czym wybierać. Jeśli rozważacie państwo możliwość skorzystania z takiej usługi należy (tak jak i przy wyborze najemców) zebrać informacje, zweryfikować je, porównać oferty, skalkulować korzyści i koszty i dopiero potem podejmować decyzję o ewentualnym podjęciu współpracy.

Jeśli macie państwo pytania proszę pisać d.klosinski@gmail.com / zarzadzanienajmem.eu

Tak. Ale zdecydowanie w myśl zasady “lepiej zapobiegać niż leczyć”. Pośpiech przy podejmowaniu ważnych decyzji nigdy nie jest wskazany. A taką ważną decyzją jest przecież wynajęcie nieznanym ludziom naszego mieszkania lub domu.

Kiedy czas nagli, kiedy chcemy jak najszybciej osiągać przychody z najmu nieruchomości często ulegamy presji i w oparciu o pierwsze wrażenie, dość przypadkowo, decydujemy komu wynająć mieszkanie.

Często nie zastanawiamy się, czy osoba której przekazujemy naszą nieruchomość jest osobą stabilną finansowo o ugruntowanej sytuacji życiowo-zawodowej. Przyszły najemca wpłaca nam kaucję i czynsz za pierwszy miesiąc najmu co uznajemy za wystarczający dowód wiarygodności.

Podpisując umowę powinniśmy się zastanowić (a przeważnie tego nie robimy): co się stanie jeśli np. ta sympatyczna mama małych dzieci straci pracę i nie będzie mogła realizować swoich zobowiązań ?

Nie analizujemy (a powinniśmy!) sytuacji osobistej, zawodowej ani materialnej osób chcących wynająć nasze mieszkanie. Swoje bezpieczeństwo opieramy jedynie na regulacjach, często zaczerpniętej z internetu, standardowej umowy w myśl której”spory będzie rozstrzygał właściwy Sąd”.

I często to właśnie niekorzystnie dobrane zapisy w umowie najmu bywają naszym kłopotem. My, rodzaj umowy najmu czyli realne i ostateczne zabezpieczenie interesu właściciela mieszkania wybieramy dopiero po zapoznaniu się z sytuacją życiowo-zawodową potencjalnych najemców. To do ich sytuacji dostosowujemy brzmienie umowy.

Nasze doświadczenie w obrocie nieruchomościami i zarządzaniu najmem pozwoliło nam poznać i przeanalizować wiele trudnych przypadków na linii najemca-wynajmujący. Bywa, że nasi nowi klienci trafiają do nas właśnie wtedy kiedy mają problem z najemcami. Pełnimy wtedy funkcję mediatorów, pośredników i doradców, reprezentując właścicieli nieruchomości przed administracjami, komornikami.

Racjonalne i rozsądne podejście do najmu nieruchomości podpowiada nam, że czasem lepiej poczekać dłużej na wiarygodnego najemcę.

Czy samotna mama małych dzieci, obcokrajowcy, studenci muszą stanowić zagrożenie dla interesów właścicieli nieruchomości na wynajem ? Niekoniecznie. Po spokojnej i rzeczowej analizie może okazać się że odpowiednie procedury i zapisy w umowie (sytuacje trudno warto skonsultować z profesjonalistami od zarządzania najmem) mogą być wytaczającym zabezpieczeniem.

Bezpieczne zarządzanie najmem to także czynności takie jak, systematyczna kontrola stanu lokalu w trakcie trwania umowy najmu, monitorowanie płatności dzięki czemu szybko reagujemy na jakiekolwiek uchybienia, pamiętając o tym, że tylko zdecydowane działanie zapobiegnie nawarstwieniu się problemów.

Podsumowując trzeba pamiętać, że nie ma jednego uniwersalnego sposobu na radzenie sobie z nierzetelnym najemcą; każda sytuacja jest inna i wymaga przemyślanego sposobu działania. Ale nie wolno nam zapominać o wnikliwej selekcji czyli szczegółowym zapoznaniu się z sytuacją finansowo-życiową potencjalnych najemców oraz o odpowiednim do sytuacji dobraniu zapisów w umowie najmu wraz z protokołem zdawczo-odbiorczym, regulaminem najmu i kartą najemcy. Praktyka dowodzi że tego typu, prawidłowo przeprowadzone, prewencyjne procedury pozwolą nam uniknąć 99% problemów związanych z najemcami.

Zanim zrealizują się czarne scenariusze wykonajmy wszystkie działania profilaktyczne w razie potrzeby konsultując je z osobami dysponującymi odpowiednim doświadczeniem w tym zakresie.

Maciej Abramowicz

+48 507 190 636